「輸出ビジネス」引合書とは?役割をご紹介!

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あなたが外国へ商品を販売する輸出者である場合、海外からの見積もりや注文を受けることになります。このときの買い手からの反応を「引合(ひきあい)」と言います。さらに買い手が希望する商品や取引条件を文書にした物を「引合書」と言います。要は「この商品欲しいけど、取引してくれないか?」という買い手からの連絡だと思ってください。この引合を受けた輸出者は、自社の条件などを提示(オファー)して交渉を開始することになります。

この記事では、引合い書の役割についてご紹介していきます。

ポイント:引合いとは、買い手から売り手に出される商品の問い合わせや取引を開始したい意思表示です。

買い手からの反応=引合い

自社で販売している商品について、海外からの反応があると嬉しいですね。いよいよ海外販売かと、思わず喜びたくなります。

買い手からの問い合わせなどを「引合い」と言います。これによって、自社の商品に興味があることがわかります。しかし、引合いの時点では、相手がどのような思惑でコンタクトをしてきているのかわかりません。「今すぐ、商品を購入したい」会社もあれば、他社にも同じような引合いを出して「相見積もり」をしているだけの所もあります。喜びたくなる気持ちもわからなくもないですが、ここは冷静であることが何よりも大切です。

買い手からの引合いを書面化した物を「引合書(ひきあいしょ)」と言います。この中には、購入を希望する商品や、そのための条件などが記載されています。輸出者は、この引合書に対して「受け入れるか、受け入れないのか」、受け入れないのであれば「どの部分か?」を回答します。これが貿易交渉になります。

では、この引合書には、どのような内容が書かれているのでしょうか?

引合書とは?

引合書は、買い手から売り手に対して「商品の問い合わせ」や「購入」の意思表示を書面にしたものです。最初の引合いは、買い手の自己紹介や購入しようと考えた背景などを伝えることが一般的です。その後、購入の条件などを記した「引合書」を出します。

引合書には、決まったフォーム(書式)はありません。輸入者が引合書用のテンプレートを用意して、貿易ごとに中身を入れ替えて使うことが一般的です。そのため、買い手から届く引合書は、購入を希望する輸入者ごとにフォームが異なっていることを覚えておきましょう。ただし、形式は違えど、引き合い書には必ず記載されている項目があります。それが以下の6項目です。

  • 購入を希望する商品
  • 数量
  • 揚地(輸入港)
  • インコタームズ(受け渡し条件)
  • 引合書の日付
  • 引合書番号

引合書に記載されている6項目の意味

1.購入を希望する商品

貴社が取り扱っている商品の内、買い手が希望する商品が記載されています。

例:Tomato Paste(トマトペーストが欲しい)

2.数量

商品名の他、それをどれだけ購入するのか?の数量の部分

例:Tomato Paste 1M/T(トマトペーストを1トン欲しい)

3.揚げ地(輸入港)

その商品を配送する先を指定しています。(輸入地)

例:Shanghai,China(上海港まで運んでほしい)

4.インコタームズ(受け取り条件)

どのような貿易条件でやり取りを希望するのか書かれています。条件によっては、船賃や海上運賃の負担する側などが異なるため、注意が必要です。詳しくは「インコタームズ入門」をご覧ください。

例:CIF Shanghai.

5.引合書の日付

引合書の日付です。

例:September 10th, 2017

6.引合書の番号

購入者が管理しやすいように、引き合い書には何らかの管理番号が振られています。購入者が自由に設定しているため、この部分は、どのような番号になっているのかはわかりません。売り手側は、買い手から来た引合書について言及するときは、この引合番号をつけて行います。

例:JSQ-20170522など

以上の6つの内容をざっくりと要約すると、以下のようになります。

トマトペースト1トン購入したい。この商品を上海港に到着させるまでの海上運賃と保険料を含めて見積もりが欲しい」ということです。これに対して、売り手として希望する条件を「オファー」という形で提示します。買い手からの引合いに対して、オファーで答えると覚えておきましょう。もちろん、引き合い書の内容について、さらに質問をすることもできます。

自社で基準にしている一定条件がクリアになった段階で、はじめて輸入者に対して売り条件を提示してもいいです。やはり買い手側の経緯が明らかでない場合は、相見積もりの材料にされるだけの可能性もあります。そのため、売り手の条件を提示(オファー)する前に、疑問点をクリアにしておくようにしましょう!

引合書の見本について

引合書のサンプルは、貿易書類を解説している専門書などで手に入ります。詳しくは、それらの本を参考にするようにしてください。

まとめ

海外の購入者から商品の問い合わせがあると嬉しいですね。この問い合わせのことを「引合い」と言い、引き合いを書面化した物を「引合書」と言います。引合書は、決まったフォーマットがないため、輸入者側が作成したものが送付されてきます。販売者は、この引合い書の内容に対して、受け入れるのか、受け入れないのか。または、一部分だけを受け入れるのかを「オファー」という形で提示するようにします。

買い手側は、売り手からのオファーに対して、さらに「カウンターオファー」などを行い、両社の妥協点を見つけていくようにします。

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