EMS(国際スピード郵便)のインボイスの書き方

郵便国際郵便(EMS)
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日本郵政の国際的な配送サービスの一つである「EMS(国際スピード郵便)」は、サービス対象地域であれば、遅くても5日以内には届けられる最速の配送サービスです。配送できる物も単なる書類から一般的な小包まで、最大30キロの物まで運べます。

EMSを利用するときは、送付状(ラベル)を作成します。この送付状(ラベル)には、国内配送のように「何を?いくらの物を?どれだけ送るのか?」を記入します。ラベルの一部はインボイス(仕入れ書)税関告知書の役目もあり、これを書くだけで、すべての書類の記入ができます。ただし、送る先の国によっては、このラベルとは別に、インボイスを用意しなければならない所もあります。

インボイスとは?

商品の内容、商品の価格、数量などを一枚の紙にまとめたものです。

そこで、この記事では、インボイスの作成を簡単にできる「インボイスフォーマット」の使い方をご紹介していきます。

郵便

インボイスの作成は作成ツールが便利

日本郵政は、海外に荷物を発送する人に役立つツールとして「インボイスフォーマット」を公開しています。作成フォーマットは、「都度版」と「発送履歴管理版」があります。この先もインボイスの作成がありそうな方は、間違いなく発送履歴管理版を利用することをお勧めます。

インボイスは自分で作ることができるのか

インボイス(仕入れ書)を一から自分で作成するのはかなり大変です。ざっと考えただけでも以下の項目を記載している書面を作り上げなければなりません。

1.差出人に関する情報(住所、電話番号、担当者名、郵便番号など)

2.受取人に関する情報(上と同じ)

3.発送する商品の情報(単価、数量、重さなど)

4.無償で送るのか、有償でおくるのか。

5.無償で送る場合の理由など

一そこでおすすめなのが「インボイスフォーマット」です、インボイスフォーマットを使えば、出来上がっている型の中に、自分の情報を追記していくだけで作成ができます。このインボイスフォーマットの中でも、初心者が簡単に扱えるのが日本郵政が無料で公開している物です。

インボイスフォーマット(発送履歴管理版)とは?

日本郵政のインボイスフォーマットは以下のような三つの機能があります。

1.差出人、受取人の情報を登録できる。

2.品目などの情報を登録できる。

3. 登録している情報(差出人・受取人・品目など)を自由に呼び出して、インボイスに反映できる。

これら1~3の機能により初心者であっても簡単にインボイスを作成できます。それでは、インボイスフォーマット発送管理版の使い方を説明していきます。

インボイスフォーマットの使い方

日本郵政のインボイスフォーマットのツールをダウンロードします。すべて無料で使えます。

インターネット上からエクセルファイルをダウンロードすると、下記のような警告が表示される可能性があります。「編集を有効にする」ボタンを押して、保護ビューモードを解除します。次に同じようにマクロの使用に関するボタンが表示されます。こちらもオンにします。これでインボイスフォーマットを使うための準備が完了しました。

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全体の流れ

全体の流れとしては、以下の通りです。

1.差出人情報の登録(輸出国側=あなたの情報です)

2.受取人情報の登録(輸入国側の情報です。)

3.インボイスに入力する品目を登録します。例:BOOKSなど

インボイスフォーマットの画面構成

下の赤枠部分をご覧ください。赤枠部分のシート名をクリックすると、上の大きな画面が切り替わります。現在は、下の「記載方法タブ」が選択されて、それに対応する「インボイス・フォーマット(宛先管理版)の利用方法」という大きな画面が表示されています。

それでは早速、差出人情報の登録を行っていきます。右下にある赤矢印の「入力画面」をクリックします。

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1.差出人住所の登録

まずは、差出人リストの情報を登録します。

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入力例の欄を参考にしながら、ご自分の情報を右方向に入力していきます。ちなみに各シートに保存ボタンはありません。入力した情報を保存する場合は、エクセルの保存ボタンを押してください。

■よくある疑問→電話番号の記載方法がわからない。例:03-1234-5678の場合、国番号81番(日本)と市外局番の0を除いた番号をつなぎます。 答え:81-3-1234-5678

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今回は、例として青森県青森市にある市役所の住所を使わせていただきました。下の赤枠の情報を英語の住所にすると、上にある赤枠のようになります。上の入力例を参考にしながら、右方向へ入力していきます。

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日本の住所を英語表記にする簡単な方法

2.受取人住所の登録

次に受取人住所を登録します。先ほどと形式が似ていますが、全く別の情報です。同じように入力例を参考にしながら、右方向に入力していきます。

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3.内容品の登録

インボイスで記載する内容品を登録します。内容品の英語訳が分からないときは、内容品の英語訳を参考にします。重さを入力するときは、数字のみを入力します。KGは自動入力されます。

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4.登録した情報を活用してインボイスに入力

1~3番で登録をした情報を活用して、空になっているインボイスにパズルを行うよう入力していきます。下の画像の中にある赤枠部分や青枠部分をクリックします。クリックした後、差出人や受取人情報の左側にある数字を入力します。

下の画像でいうと、差出人の1番には、「TAROHUNADE」の情報が登録されています。一方、受取人の1番には「JIROUHUNADE」さんが登録されています。したがって、赤枠や青枠に、それぞれ1番を入力すると、それぞれの登録情報が自動的に入ります。もちろん、差出人のリスト番号5番と、受取人番号の3番のように、自由に組み合わせられます。

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1番と入力すると、真ん中の欄に登録情報が自動挿入されます。

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次に、一つ下の欄にある下記の部分を入力していきます。ここの入力欄で特に気をつけなければならないのが「有償か無償」です。基本的に、ここの入力欄は、右側のボタンを押すと、ダウンしてくるメニューから適切な物を選択して入力します。右側の入力例を参考にしながら入力してください。

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無償を選んだ場合は、必ず下記の赤枠分を選択してください。特に商業目的の場合は、入力を忘れないようにします。

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一つ一つの項目を埋めていくと、下記のような表記になります。なお、支払い条件の部分は空欄でもかまいません。

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最後に商品一覧部分を入力していきます。こちらの欄もすでに品目登録をした情報を呼び出す形で入力していきます。下の画像の赤枠にある上矢印を押しても登録情報が表示されていないと思うかもしれません。しかし、実は上に引っ張り上げると、入力欄が隠れています。ここは勘違いが起こりやすいと思いますのでお気を付けください。

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このように上に隠れています。同じ要領で表の右側方向に入力をしてください。

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すべての入力が終わると、入力した情報をもとに下のようなインボイスが作成されます。上にある「印刷ボタン」などを押すと、印刷画面が表示されます。また、入力した情報を保存する場合は、エクセルの保存ボタンを押してください。これで差出人情報、受取人情報など、すべての情報を一括で保存できます。

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まとめ

インボイスの作成を楽にしてくれる「インボイスフォーマット」をご紹介しました。マイクロソフトのエクセルを利用して作られているため、誰でも気楽に使うことができます。インボイスを作成するための適切なツールを求めている方は、ぜひお試しください。

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