【通関書類】格安な作成方法、正確性と税関検査の関係

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輸出入をするときは、貨物の内容や取引状況を示す「通関書類」を用意します。貿易者は、この通関書類を使い、船積み手続きや税関への輸出入申告をします。

この記事では、通関書類の概要、作成方法、電子保存の方法、保険期間、書類の一式(インボイス等)、FOBやEXW時の必要書類の違い、書類の正確性について解説していきます。

通関書類とは?

通関書類(英語:Export Documentation)とは、輸出入をするときに、貨物の内容と取引内容を示す書類です。この通関書類には、次の物があります。(意味はリンク先で確認)

は、輸入者に対して、これらの書類を用意し送付します。は、輸出者が作成した通関書類を使い、輸入国側の税関への輸入申告の書類として使います。その他、フォワーダー等の国際輸送業者へ依頼するときの「船積み書類」としても活用します。

  1. 輸出者が通関書類を用意する。
  2. 輸入者は、輸出者が作成した書類を使い、税関へ申告する。
  3. 税関申告の他、船積み書類としても活用する。

通関書類の例と発行者

書類例発行者
インボイス・パッキングリスト輸出者
B/L・アライバルノーティスフォワーダー(運送会社)
原産地証明書商工会議所、日本商工会議所など

なお、通関書類の内、B/Lやアライバルは、フォワーダー(運送会社)のフォーマットがあり、原産地証明書は、商工会議所のフォーマットがあります。

一方、インボイスとパッキングリスリストは、決まったフォーマットは存在せず、船積みや税関申告で必要な項目を満たせばいいだけです。(輸出者は、インボイスやパッキングリストを独自に用意)

関連:インコタームズの違いと必要書類

例えば、EWW、FOB等のインコタームズの違いや輸出や輸入等で必要となる書類は変わらないです。貨物の取引状況を示すインボイス、梱包状況を示すパッキングリストを用意するのが基本です。その他の書類は、取引状況や輸送方法(海上や航空輸送)等で若干、変わります。

高額なソフトは不要!通関書類の作成方法

通関書類の概要がわかってきた所で、もう少し実務的な部分を確認しましょう。

どのようにして、通関書類を作成すればいいのでしょうか?

実務上は、次のいずれかの方法により通関書類を作成することが多いです。

  1. 無料のテンプレートを使用する。
  2. フォワーダー等の付帯サービスで作成する。
  3. 通関書類作成のサービスやソフトを使う。

1.無料のテンプレートを使用する。

グーグル検索等で「通関書類 テンプレート 無料」等で検索すると、有志が公開する通関書類のエクセルファイルがあります。これをダウンロードした後、貴社専用に変更して使います。この場合、費用等の負担はありませんが、取引情報と書類の管理、社内共有の方法等に工夫が必要です。

2.フォワーダー等の付帯サービスで作成する。

例えば、フェデックスやDHL、その他のフォワーダー等は、自社の輸送サービスを利用する方のために、オンライン上で通関書類を作成するサービスを提供しています。現在、フォワーダー等を利用している方は、一度、同様のサービスがないかを確認してみましょう!

3.通関書類作成のサービスやソフトを使う。

3つ目は、通関書類の作成ができるクラウド型サービスやソフト等があります。これらのサービスは、日本の事業者が提供するサービスと海外事業者が提供するサービスがあります。基本的に、日本の事業者が提供するのは、高い価格(月額3万円等)が設定されているため、お勧めしません。

代わりにお勧めするのが「IncoDocs」などです。インボイス等の書類を作成でき、月額無料から利用ができます。規定以上の数量から有料メンバーとなりますが、それでも月額2000円前後で利用ができるので圧倒的に安いです。しかもクラウドのため、社内共有、再編集、トラッキング等も簡単です。

関連疑問:様々な保管方法と期間(いつまで?)

通関書類は、電子的に保存ができます。また、その保管期限等も細かく決められています。この件は「通関書類の保管期限と電子保存の方法」をご覧ください。

通関書類の正確性(不備や偽造)は重要!

通関書類(船積み書類)は、税関申告の他、国際輸送にも利用するため、内容の正確性は重要です。もし、記載事項に不備があったり、偽造などあったりすると、それ相応のペナルティがあります。

通関書類の正確性は極めて重要

クーリエ等、比較的、小さな輸入をしてきた方は、上記の認識が甘い方が多です。

特に以下2つは、通関書類の正確性に関係してよくあります。

  1. 輸入諸税を少なくするための偽造行為
  2. 貨物実態と書類の内容が違う。

1.輸入諸税を少なくするための偽造行為

輸入諸税を安くするために、本来よりも低い価格を記載する偽造行為があります。(アンダーバリュー行為)税関は、ナックスに日本全国から集まるデーターを集計し、品目ごとに基準価格や平均単価等を算出し、その範囲を超える(レンジアウト)と、はじく仕組みがあります。

通関書類は、貨物の価格や数量、重量等を正しく記載するのが絶対的な条件です。偽造等をし、本来の価格よりも安く記載することは、完全に脱税行為に該当するため気を付けましょう。

通関書類の偽造行為は危険です。価格、数量、品目、これらは、必ず実態通りに記載をすること。例えば、輸出者から価格を安く記載してあげるとの誘いを受けても断ること

2.貨物実態と書類の内容の差が大きすぎる。

あるフォワーダーからの情報によると、一人の顧客から次の要望を受けたそうです。

実際に荷受け(フォワーダー指定の倉庫)をした場合に、書類の数量、ボリュームと実際の貨物に違いがあっても、そのまま依頼を受けて頂きたい。

荷主さんがフォワーダーに対して提出した書類の内容と実際の貨物の内容が違うケースです。一見すると、荷主さんの依頼は、合理的なように聞こえます。

しかし、フォワーダーは、このような依頼は受けたくないのが本音です。なぜなら、そもそも輸送の依頼は、通関書類(荷主作成)を基準にしているのに、その根拠となる書類がデタラメなら、契約の土台がなくなくっているのと同じだからです。

もちろん、これは1グラム単位で書類と貨物の内容が一致することを求めているわけではないです。しかし、物内容と書類内容に大きな差がある場合、フォワーダーは、依頼を断る可能性が高いです。

例えば….

「B/Lの重量や数量を訂正してほしい!」などという依頼を受けることもあります。こんな依頼を受けると、フォワーダーは「この人の書類は、どれだけデタラメなんだ!?」と強い疑念を感じます。場合によっては、ブラックリストに登録し、次回以降の依頼を受けないこともあります。

貨物の実態と書類の一致は必須。差異が大きいことは許されない。

通関書類の正確性と税関検査との関係

適切な通関書類の作成は、税関検査と大きく関係してきます。

例えば、書類の内容がデタラメ。価格等も怪しいと感じる場合、あなたに対する税関の審査は厳しくなり、税関検査に当たる確率は高くなります。一方、いつも正しい通関書類を作成し、書類内容と実態が一致している場合は、税関検査の確率は低くなっていきます。

適切な通関書類の作成は、税関検査を避けるためにも極めて重要です!

まとめ

通関書類は、クーリエ等で輸入してきた方が、本格的な輸入ビジネス(国際輸送)に切り替えるときに強く意識します。輸出、輸入ともに通関書類の正確性は、極めて重要です。各種通関書類の意味等を今一度、理解し適切な物を用意しましょう!特にあなたが輸出者の場合に注意が必要です。

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