第4回：輸出に必要な書類とは？主要5種類と作成方法

輸出に必要な書類

このレッスンで学べること

• 輸出手続きに欠かせない書類の名前と、それぞれの役割を理解できます
• 各書類には何を記載すべきか、作成時に注意するポイントを学べます
• EPAを活用する際や通関時に、書類をどう使えばよいかがわかります
• 実際の業務で、どの書類をどこに提出すればいいのか、具体的に整理できます
• 書類に関するトラブルを防ぐための管理方法や、保存のコツも身につきます

輸出に必要な書類とは？

輸出取引では、契約から納品、通関に至るまで、さまざまな書類を整えます。これらは単なる「提出用の紙」ではなく、輸出者の信頼性・実務能力・法令遵守を示すものでもあります。特に輸出初心者にとっては、書類不備がトラブルの原因になることが少なくありません。

本レッスンでは、基本となる5つの書類を中心に、書類作成の流れとあわせて解説します。さらに、最近のデジタル化動向や、オンライン申請への対応についても触れていきます。

1. インボイス（Invoice）

インボイスは輸出取引における「納品書兼請求書」です。輸出される商品の詳細、金額、取引条件などが記載され、輸出先国の税関での通関や関税計算の根拠にもなります。輸入者にとっては、支払いおよび商流証明の基本資料となるため、特に正確性が求められます。

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インボイスに書くべき主な内容

• 発行日とインボイス番号（毎回違う番号をつける）
• 売主と買主の情報（会社名・住所）
• 商品情報（品名・型番・数量・単価・合計金額・通貨）
• 取引条件（インコタームズ、支払い方法：T/TやL/Cなど）
• HSコード・原産国・輸送方法（船・飛行機）

インボイスに間違いがあると、税関で止められたり、EPAが使えなくなったりします。特にL/C決済の場合、インボイスの記載内容がL/Cの条件と違うと、支払いがされないこともあります。正確に書くことが大切です。

【インボイス】貿易で使う意味 サンプル（見本）も掲載！

【L/C決済】ディスクレとその対処法（アメンド等）とは？

2. パッキングリスト（Packing List）

パッキングリストとは、「荷物の中身を詳しく書いたリスト」です。どんな箱に、何が、いくつ入っているかをまとめた書類で、物流の現場（運送会社や税関など）で使われます。インボイスが「お金の情報」なのに対し、パッキングリストは「荷物の情報」を扱います。

主な記載内容：

• 梱包の形（段ボール・木箱・パレットなど）
• 各箱に入っている商品の名前と数量
• 総重量と正味重量、容積（m³）
• マーキング（外箱に書かれた識別情報）
• 箱番号（例：1/10など）

このリストがあると、荷物の確認や、トラブル時の対応がスムーズになります。とくに航空便では、重量と容積の情報が運賃に影響するため、正確な記載が重要です。

貿易書類・パッキングリスト フォーマットも掲載！

3. 船荷証券または航空運送状（B/LまたはAWB）

• B/L（船荷証券）は、海上輸送で使う「荷物の引き渡し証明書」です。
• AWB（航空運送状）は、航空会社が発行する同じ役割の書類です。

B/Lには、次の3つの役割があります。

1. 荷物を運ぶ契約の証明
2. 荷物を受け取った証明
3. 誰に荷物を渡すかの指示書

信用状や銀行決済のときに、特に重要になります。

注意ポイント

• 間違った情報があると、荷物を受け取れないことがあります。
• インボイスやパッキングリストと内容をそろえることが大切です。
• 紙のB/Lをなくすと荷物が受け取れなくなるため、電子化（Sea Waybill）もおすすめです。

貿易書類・船荷証券（B/L）実際の見本を使って説明！

4. 原産地証明書（Certificate of Origin）

原産地証明書は、その商品がどこの国で生産されたかを証明する書類です。特にEPAやFTAを利用して関税免除や優遇を受ける際には、この書類が不可欠です。関税率を左右する非常に重要な証拠書類として、税関やバイヤーに提出されます。

主な取得方法

• 商工会議所での申請・発行（スタンプ押印）
• 認定輸出者制度の活用による自主発行（一定条件あり）

原産地証明には、原材料の構成や製造工程の情報提出が求められることもあります。書類不備や条件未達の場合は、特恵関税が適用されないため、事前の確認と準備が非常に重要です。

【保存版】はじめての原産地証明書｜基礎知識から申請手順まで

5. 輸出許可証・検査証・SDSなどの補助書類

食品や化学品、機械などの一部の商品は、輸出時に追加の書類が必要になることがあります。これは、相手国の安全や衛生のルールを守っていることを証明するためです。書類がそろっていないと、輸出できなくなることもあります。

よくある例

• 食品：検疫証明、放射能検査結果（特に生もの）
• 化学品：SDS（安全データシート）、成分表
• 医療機器：登録証、輸出承認、薬監証明
• 機械・電気製品：CEマーク、PSEマーク、RoHS証明など

これらの書類が必要かどうかは、商品ごとのHSコードや輸出先の国のルールで決まります。事前に、JETROや通関業者に確認しましょう。

輸出で必要な書類のおさらい

1. インボイス
2. パッキングリスト
3. B/L（船荷証券）
4. 原産地証明書（オプション）
5. その他、付帯資料

書類作成の共通ポイント

上記の貿易書類を作るときは、次の点に注意しましょう。

• 基本は英語で記入（相手国が英語圏でなくても英語が無難）
• インボイス、パッキングリスト、B/Lなどの内容はそろえる
• 日付・通貨・住所の書き方を統一する
• 電子化に備えてPDF化やデータ保存もしておく

書類にミスがあると、通関が遅れる・ペナルティ・取引先からのクレームになることがあります。できれば、2人以上でチェックすると安心です。

インボイス・パッキングリストを簡単に作る方法

インボイスやパッキングリストは、輸出に欠かせない基本書類です。でも「どうやって作ればいいの？」という方も多いはず。初心者の方は、以下の方法で簡単に作成できます。

1. テンプレートを使う

商工会議所やJETRO、ネット上で無料のExcelテンプレートが公開されています。商品名・数量・金額などを入力するだけで、簡単に書類が完成します。

2. フォワーダーに相談する

国際輸送を依頼する「フォワーダー」にお願いすると、書類のサンプルをもらえたり、作成をサポートしてくれる場合があります。最初はプロに頼るのも安心です。

3. クラウドサービスを使う

最近では、貿易書類を自動作成できるクラウドサービスもあります。情報を一度登録すれば、インボイスとパッキングリストをセットで出力できます。

書類作成の流れとポイント

輸出の手続きでは、注文から納品までに次のような順番で書類をそろえます。

1. 注文が確定（必要なら契約書を作成）
2. インボイスとパッキングリストを作る
3. 輸送を手配し、B/LやAWBをもらう
4. 原産地証明を申請・取得する
5. 必要に応じて検査証やSDSなどの書類を用意する
6. すべての書類をまとめて管理し、通関や納品へ進む

これらの書類は内容がつながっているため、1つでも間違いがあると手続き全体に影響します。紙とデータの両方で保管しておくと安心です。

補足情報

シッピングインストラクション（Shipping Instruction）

シッピングインストラクション（船積指図書）は、輸出者が船会社やフォワーダー（貨物取扱業者）に対して、貨物の輸送方法やB/L（船荷証券）作成に必要な情報を指示するための書類です。＝インボイス（商業送り状）やパッキングリスト（梱包明細書）の内容と一致させる。

記載内容に誤りがあると、正確なB/Lが発行されず、貨物の輸送や代金決済に大きな支障をきたす可能性があります。輸出実務においては、B/L発行のための基礎資料として非常に重要な役割を担っています。

シッピングインストラクション（S/I）の重要性と作成ガイド

非該当証明書・通関委任状についての補足

輸出する貨物が安全保障貿易管理上の規制品目に該当しないことを証明する「非該当証明書（該非判定書）」や、通関業者に手続きを委任する際に必要となる「通関委任状」についても、状況によっては準備が必要です。

これらの書類は、特に規制対象となりやすい特定品目や、初めて輸出を行う際に求められることが多いため、事前に通関業者や関係省庁に確認しておくことが大切です。

輸出書類に関するよくあるスタートアップの疑問と回答

Q1. インボイスとパッキングリストは何が違いますか？

A. インボイスは主に「取引金額や契約条件」を示す請求書・納品書であり、パッキングリストは「貨物の梱包詳細（箱数・重量・容積など）」を示す物流向け明細です。両方セットで通関や輸送時に必要になります。

Q2. B/LとAWBはどちらを使うべきですか？

A. 海上輸送の場合はB/L（船荷証券）、航空輸送の場合はAWB（航空運送状）を使います。輸送手段に応じて異なり、両方とも貨物の所有権や引渡しの根拠になる重要な書類です。

Q3. 原産地証明書は必ず必要ですか？

A. 通常の輸出では必須ではありませんが、EPAなど関税優遇を使う場合や、相手国から求められた場合は必須です。輸出先や品目により異なるため、事前確認が重要です。

Q4. 書類作成で最も気をつけるべきポイントは？

A. 「記載内容の整合性」です。インボイス、パッキングリスト、B/Lの記載が少しでもズレていると、通関遅延やトラブルの原因です。また、英語表記、日付・通貨単位の統一も必須です。

Q5. 輸出許可証や検査証は、すべての輸出で必要ですか？

A. いいえ。食品、化学品、医療機器など特定品目のみが対象です。該当するかどうかは、HSコードや相手国の輸入規制を基に、事前に通関業者やJETROなどで確認する必要があります。

Q6. 書類の電子化は必ず対応しなければなりませんか？

A. 近年、電子化が普及しています。特に通関書類はNACCSなど電子申告が基本であり、社内でもPDFやデータ保存で管理することを推奨します。紙保存とデータ保存の両立が理想です。

Q7. 書類トラブルを防ぐためにはどうすればいい？

A. 書類作成後は必ず他の担当者にダブルチェックを依頼し、インボイス番号、品名、数量、金額などの整合性を確認しましょう。また、通関業者にも提出前にレビューを依頼すると安心です。

まとめ

• 輸出における書類整備は「信頼される輸出者」であるための基本行為である
• インボイス、パッキングリスト、B/L、原産地証明書の4点は輸出で必要です。
• 商品によっては追加の証明書や許可証が必要であり、事前調査が重要
• 書類の整合性と正確さが、通関・納品・支払いのスムーズさに直結する
• デジタル化・電子申請への対応も今後の実務では必須となる

次の記事＞＞「第5回：インコタームズとは？「運賃負担」の境界線」

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