輸出するときの契約書。サンプルはDRAFTSMANが便利!

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自社の商品について海外企業からの問い合わせ(引合い)がありました。相手企業に問題がないことを確認した上で、販売できる条件を提示しました。相手先企業とは、何度か交渉をした後、無事に合意に至ったと想定します。

本日、お伝えする内容は、この合意後に作成する「契約書」のことです。契約書と言えば、お互いの約束ごとを紙に書いたものですね。「商品価格は〇〇円」「いつまでに納品する」「支払いのタイミング」などの約束事を書面へ記載することによって、お互いの約束ごとを守るように確認しています。もちろん、契約書は「子供の遊び」ではないため、書いている約束を破ってしままえば、相応のペナルティが発生します。

また。貿易取引の場合は、この契約書がすべて英語であるため、約束事の内容を理解しておかないと、思わぬトラブルになります。さらに、契約書を交わす相手も外国人であるため、日本人の間で通じる「暗黙の了解」は期待できません。やはり、約束事をしっかりと守るための「契約書」が重要になります。

しかし、いざ契約書を用意しようとしても、一体、どこから入手すれば良いのかわかりません。インターネット上では、輸出の契約書のひな形が無料で公開されています。しかし、本当に自社の契約の場合は、大丈夫なのか?と心配になります。そこでお勧めするのが「DRAFTSMAN」です。貿易支援でおなじみのジェトロが、日本の輸出企業のめに提供している契約書のテンプレートです。

この記事では、輸出ビジネスで使う契約書のテンプレートを入手する先。また、契約書作成に関わるちょっとしたポイントをご紹介していきます。

輸出ビジネスで使う契約書の入手先とポイント

自社の商品について買い手からのアプローチがあり、いくつかの条件交渉を進めていくと、最終的には合意に至ります。しかし、もちろん、合意だけでは安心できません。交渉の時点では口頭や電子メールでやり取りしているだけですから、不明確な部分もあるからです。最悪、交渉では〇〇と言っていたのに….という事態になりかねません。そこで、このようなことを防止するために「契約書の取り交わし」をします。

契約書と聞くと決まった書式があると思います。しかし、契約書の書式は、売り手と買い手が合意をすれば自由です。しかし、実際のところは、契約をするときに、抜かしてはならない事項があるため、すでにある程度の形ができているテンプレートを流用することが一般的です。

貿易の契約書テンプレートを手に入れる方法

グーグルなどの検索エンジンで「契約書 サンプル」などと調べると、たくさんのテンプレートが公開されています。目的は不明ですが、中には完全無料で公開しているサイトもあります。このようなサイトから貴社にピッタリな契約書のテンプレートを探すのも一つの手段です。しかし、実際にテンプレートを探してみると、貿易取引で使えそうな物が見当たりません。そこで、先ほどご紹介した「DRAFTSMAN」をおススメします。

DRAGTSMAN(ドラフトマン)は、国際事業開発株式会社が運営する「貿易のための契約書のテンプレート」を提供するサービスです。もし、契約書のテンプレートが欲しい場合は、ジェトロを通して入手します。約400種類もの契約書のひな形から、あなたの貿易ビジネスにピッタリな物を見つけてください。

入手できる場所は?

契約書のテンプレートを手に入れられる所は、東京のジェトロ本部です。ここに契約書を閲覧するための端末が用意されています。データべースに保存されている約400種類のテンプレートから、お好きな契約書を選べます。もし、あなたが大阪や名古屋などの地方都市に住んでいる場合は、それぞれの地方にあるジェトロ経由で申し込むことになります。

Hunade

hunadeのサービス

ここまでが契約書のテンプレート入手先に関する説明でした。ここから先は、実際に入手したテンプレートを使って契約書を作る場合は、どのようなポイントを考えれば良いのか説明します。

契約書の基本的な3つのポイント

商品の買い手との間に契約書を作るときは、次の3つの点を意識しましょう。「1.引合からオファーまでのすべての事項を盛り込むこと」「2.裏面の約款事項(やっかんじこう)を確認すること」「3.オリジナル契約書を二通用意してお互い肉筆のサインをすること」です。

1、引合からオファーまでの事項をすべて盛り込みましょう。

契約書は、買い手と売り手が合意した内容を書面にした物です。この契約書の中には「引合からオファーまでの合意事項をすべて盛り込む」ようにします。これによって、お互いが契約書に縛られることになり、貿易取引が滞りなく進むようになります。契約書に縛られると聞くと、悪く感じてしまいます。しかし、これは自分を含めて相手にも約束を守らせられるため、とても重要です。

例えば、支払いについての約束を考えてみます。あなたは、契約通りに商品を製造して輸出しました。しかし、ちょっとした不手際によって、契約書の中に、支払い時期を明記していなければいかがでしょうか? 商品の買い手が考える支払い時期と、売り手が考える支払い時期が必ずしも一致するとは限りません。この場合は、あなたが考えている以上にお金が支払われる時期が遅くなる可能性があります。

これは、貿易取引上、とても問題です。商品はすでに送っているにも関わず、代金が支払われないのは、相手に対して無償でお金を貸しているのと同じです。このような事態を避けるため、契約書には「引合からオファーまでの合意事項」をすべて盛り込むようにします。上記の例で言えば、支払い時期についても「by Sep 23,2017」と記載しておくべきです。

2.契約書の裏面にある約款の意味も確認しておきましょう。

一般的に契約書の裏面には、文字がぎっしと並んでいます。見るだけで嫌気がさすほどの量です。この部分のことを「約款(やっかん)」と言います。約款には、契約に関する様々な条件が記載されています。一般的には「General Terms&Conditons」と記載されている場合が多いです。先ほど、ご紹介した契約書のテンプレートを使う場合であっても、どのような内容が書かれているのかを簡単に確認しておきましょう。

3.契約書は二通用意して、肉筆のサインをします。

契約書を作成したら、原本を二枚用意します。この二枚に対して、お互いが肉筆のサインをします。その後、1枚ずつを分け合って保管しておきます。サインをするときは、重ねて記載事項について確認をします。サインをした時点で「ウィーン売買条約」に基づく契約のルールが適用されるため、細心の注意をするようにしましょう。

まとめ

貿易取引では契約書がとても大切です。契約書は、すべて英語で作成する必要があるため、一から自社で作り上げることが大変です。そこでジェトロが提供する「契約書のテンプレート配布サービス」をおススメします。このサービスは、貿易に関するおよそ400種類もの契約書テンプレートを一枚当たり160円という格安で入手できるサービスです。

テンプレートを作成しているのは「国際事業開発株式会社」というところで、国際的な契約書類を専門に扱っている会社です。何かと不安になる海外との取引で使う契約書としては、安心して使うことがきます。利用したい方は、ジェトロ東京本部か、各地にあるジェトロ事務所経由で入手するようにしてください。

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