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ChatGPTでできる貿易書類作成5選
生成AI、特にChatGPTの登場により、貿易や輸入実務の現場が大きく変わっています。これまでは、多くの手間と時間がかかっていた業務が、今やAIを活用することで大幅に効率化できる時代に突入しました。特に、輸入ビジネスを行う個人や中小規模の事業者にとっては、実務上の手間が大きく削減できるでしょう。
この記事では、ChatGPTで作成できる、貿易関連書類5種類とその活用方法、注意点を解説していきます。
貿易実務はなぜ非効率なのか？その根本原因
貿易業務の最大の課題は、書類作成と英語対応の負担です。
例えば、インボイスやパッキングリストなどの書類は、内容に不備があると税関でのトラブルや納期遅延につながります。また、取引先とのやり取りには専門的な英文メールが求められるため、英語の苦手な方にとっては大きなハードルとなるでしょう。外注に頼ればコストがかかり、社内に担当者を置けば人件費が発生します。このように、書類と英語の問題は、小規模な貿易事業者にとって深刻な経営課題となっています。
ChatGPTで書類作成？想像以上にできることが多い！
ChatGPTは、自然言語での指示（プロンプト）に対して、かなり正確に貿易関連の文書を出力できます。完全な最終形ではないにせよ、たたき台としては十分に活用でき、最終確認と調整をすれば、実務でも使える品質です。
ただし、ChatGPTの活用はあくまで「雛形・草案レベル」にとどめ、必ず人間による確認が必要です。このプロセスを怠ると、法的リスクや実務上のトラブルにつながる可能性があります。
さらに、ChatGPTなどの外部クラウドAIを利用する際には、情報漏洩やプライバシーの観点にも注意が必要です。取引先名や商品名、金額などの情報は、直接入力しないようにします。代わりに伏せ字や仮名を使って指示し、最終的には出力結果をローカル環境（パソコン等）で修正するのが望ましい運用方法です。
ここからは、ChatGPTで対応できる代表的な5つの書類・文章を紹介していきます。
インボイス（Commercial Invoice）の作成
商業インボイスは、輸出者が輸入者に対して発行する請求書であり、商品の内容や金額、原産国などが記載されます。ChatGPTを活用すれば、「○○の商品についてインボイスを作成してください」という簡単な指示だけで、フォーマット付きの下書きを瞬時に作成できます。
また、インボイスには品名、数量、単価、HSコード、総額、通貨、原産国、輸送手段、取引条件（インコタームズ）などの情報が含まれます。これらをまとめてChatGPTに入力することで、整った文書が出力されます。英語での書き方に自信がない場合でも、十分に実用的です。
パッキングリスト（Packing List）の作成
パッキングリストは、貨物の梱包内容や数量、重量、梱包サイズなどを記載する書類です。インボイスと合わせて税関提出が求められるため、正確さが要求されます。ChatGPTを使えば、輸出品の情報を入力することで、パッキングリストの雛形を整えてくれます。
「この3商品を3箱に梱包したときのパッキングリストを作成してください」といった依頼にも対応でき、さらに「重量をkgで、自動で合計も記載してください」と補足すれば、集計処理まで任せられます。
ただし、実務ではフォーマットのばらつきや、税関・輸送会社ごとの独自様式があるため、生成結果をそのまま使用せず、必ずフォーマットを確認してから利用しましょう。
貿易契約書（Sales Agreement）のドラフト
貿易取引では、契約書がトラブル防止の鍵です。特に初取引や高額商品のやり取りでは、契約書があいまいだとリスクが高くなります。ChatGPTは、売買契約書の雛形を多言語で生成できます。
例えば、「英語で、インコタームズDDPを採用した売買契約書を作成してください」と依頼すれば、納期、価格、支払条件、紛争解決条項まで含んだ英文が生成されます。
もちろん、最終的には専門家の確認を得る必要がありますが、ゼロから作るよりもはるかに効率的です。
ChatGPTは、契約書を含めて各種のひな型を作ることが最も有効な使い方だと考えます。
英文メールの作成（仕入・交渉・納期確認など）
輸入ビジネスでは、英語でのメールのやりとりが避けられません。ChatGPTを使えば、相手の立場や関係性、目的に応じたメールを数秒で生成できます。
例えば、「納期が遅れている商品について、やや強めの口調で納期再確認のメールを英語で作成してください」といった指示にも応じてくれます。また、「初めての取引先に対して、丁寧に価格交渉するメールを」と依頼すれば、フォーマルな文面で出力してくれます。
自動翻訳よりも自然で、読み手に配慮された表現ができる点も大きな強みです。
税関向け説明文・通関理由書の下書き
輸入申告時に、税関から「用途の説明」や「商品の正当性」に関する説明を求められるケースがあります。こうした文書も、ChatGPTを使って整えることができます。
「個人で輸入した衣類について、家庭用で転売しないことを説明してください」と依頼すれば、税関職員に伝わるような文章が出力されます。日本語でも対応可能なので、急いでいるときにも重宝します。
ただし、商品分類（HSコード）や規制対象品目に関する知識は、AIが誤る可能性もあるため、必ず人のチェックが必要です。
ChatGPT活用の際の注意点と今後の展望
AIは万能ではありません。ChatGPTが出力する内容は、過去の情報に基づいたものであり、最新の法制度や規制には対応していない場合があります。そのため、出力結果を「たたき台」として捉え、最終確認は必ず人間が行うことが前提です。また、定型文をそのままコピペせず、文脈や読み手に合わせた調整も必要です。
誤訳・誤解釈・フォーマットのずれによるトラブルを防ぐため、必要に応じて通関士や貿易実務者による確認が必要でしょう。
加えて、生成AIと併せてAI-OCR（手書き文字の読み取り）やRPA（定型作業の自動化）を導入することで、さらに高効率な業務体制が構築できます。
例えば、紙のインボイスをAI-OCRで読み取り、RPAがそのデータを基幹システムに自動入力することで、ヒューマンエラーの削減とスピードアップが可能になります。
実際、海外ではFlexport社がAIと自動化ツールを活用して、貿易手配の時間を1/5まで短縮した事例もあります。これらの動向を踏まえつつ、日本国内でも導入が進んでいくと予測されます。
まとめ
- ChatGPTはインボイスやパッキングリストなど定型書類の作成に非常に有効です。
- 英文メールや契約書の下書きとしても活用でき、特に英語に不慣れな事業者にとっては大きな助けになります。
- 税関向け説明文も、日本語で簡潔に作成できる点は大きな魅力です。
- 生成AIの活用はあくまで草案レベルにとどめ、実運用では人のチェックが不可欠です。
- ChatGPT利用時には情報漏洩のリスクも意識し、慎重な運用が求められます。
- AI-OCRやRPAとの併用により、さらなる実務効率化が期待できます。
- 海外企業の導入事例を参考に、日本でも今後の活用が拡大する可能性があります。
