輸出貿易管理で保存するべき書類例 保管期間は?

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輸出貿易管理令による経済産業大臣の輸出許可を受けた貨物の書類は、どのような物を保存すればいいのでしょうか。この記事では、保存するべき資料の例示と保存期間についてご紹介していきます。

輸出管理管理するときの書類と保存期間

武器開発に関係する可能性がある貨物を輸出するときは「輸出貿易管理令」による規制を受けます。この規制対象になっている物を輸出するときは、経済産業大臣から許可を受けなければなりません。輸出者は、経済産業大臣から許可を受けるにあたって、いくつかの書類を提出して、経済産業大臣の審査を受けます。無事に審査を通過すると、はれて輸出ができます。

さて、このとき経済産業省に提出した書類は、どのように保管しておけばいいのでしょか? また、その保存するべき書類もいまいちよくわからない方が多いはずです。実は、輸出貿易管理上「この書類を保存するべき」と、一律に決めている法律はありません。しかし、輸出後にトラブルが発生したときは、書類によって弁明しなければならないため、できるだけ詳細に書類を保存しておくことをお勧めします。

保存するべき書類の例

先ほども申し上げた通り、輸出貿易管理上「この書類を保存するべき!」と、一律に決められているわけではありません。そのため、これからご紹介する書類は、単なる一例として考えていただけると助かります。保存するべき書類を大きくわけると、次の2つです。「1.形に残っている書類」「2.形に残っていない書類」です。

形に残っている書類とは?

形に残っている書類とは、対象の貨物を輸出したときに必要だった貿易書類のことです。具体的には、次のような書類を指します。これらの書類を取引ごとにひとまとめにしておきます。

インボイス船荷証券その他、輸出関係書類一式(許可書など)輸出先に関する情報(契約書や注文書)
該非判定書パラメーターシートリスト規制の判定記録キャッチール規制の記録

形に残っていない書類とは?

一方、形に残っていない書類とは、顧客との電子メールのやり取り、税関への相談内容など、口頭で確認している内容を記録した書類になります。この書類の形式は、特に決まっていません。単なるメモ用紙でも良いです。とにかく、日時、相手、相談内容などを細かく記入して「どこどこの●●さんに、このように回答を受けたから、弊社はこのように判断をした。結果、この輸出申請の内容になった」というように論理立てて実証できるようにします。

記録が詳細であればあるほど、その内容の信ぴょう性が高まります。

書類の保存期間は?

輸出貿易管理令に関係する書類の保存期間は、何年間になるのでしょうか? 実はこの保存期間は、輸出許可を得た貨物によっても異なります。しかし、どのような貨物であっても最大7年簡に設定されているため、あまり難しいことは考えずに「7年間保存」すればいいです。

まとめ

輸出貿易管理で保存するべき書類は、形がある書類と形がない書類の2つに大別されます。前者は、インボイスや輸出許可書などの貿易書類一式のことを言います。後者は、電話などの口頭で確認した内容をメモなどに記録した書類のことを言います。輸出完了後、何かしらのトラブルがあっても書類によって実証ができるように、なるべく細かく保存しておくことが大切です。

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