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貿易など、海外とのやり取りは、基本的にすべて英語です。本当は、母国語である日本語でやりとりできればスムーズなのですが、そんな「奇跡的なこと」はほぼないです。やはりアメリカを中心とした英語が世界の共通語であることは間違いありません。
では、実際に英文メールを使って、海外に問い合わせをするときは、どのような点に気を付ければいいのでしょうか？
例えば、貿易をするときによくある質問といえば「この在庫ありますか？」「この商品はありますか？」などが思い浮かびます。その他「見積もり依頼」や「取引依頼」などもあります。どんな問い合わせをするにしろ、英語でのやり取りが基本となるため、英文メールを送る上での注意点を知っておいた方が良さそうです。
そこで、今回の記事では、国際ビジネスをスムーズにするために必要な英文メールの基本のきをご紹介しています。
これだけはおさえておこう！英文メールの基本
どんなことにも基本があるように、英文メールを出すときも、知っておいた方が良いポイントがいくつかあります。これらのポイントを意識するだけで、言葉が違う相手とのコミュニケーションを円滑にすることができます。少なくてもメール上は、スムーズにやりとりできるはずです。
英文メール7つポイント
- できるだけ早い反応をしましょう！
- あやふや表現はNG！伝える内容の正確さを追求
- 「わかりやすい」を意識する
- まわりくどい表現はさける
- 一つのメールで一つの要件を伝える。
- 相手の立場でメールを語ろう
- 頭を冷やしてメールの見直しをする
１．できるだけ早い反応をしましょう！
ビジネス上のやり取りをするときは、なるべく素早い反応を心掛けるようにします。相手からメッセージが届いたら、なるべく早く考えをまとめて返信します。ご存知の通り、メールは、ほぼ遅滞なく相手に届けらえるツールです。そのため、一にも二にも素早く反応をすることが大切です。
もし、メールを送ったのに一週間後に返信が届いたとすると…….
「この会社、大丈夫かな？」
「担当者の仕事が遅すぎる」
と、感じてしまいますね。これは、とてももったいないことです。相手から何らかのメールが届いたら、なるべく早く、おそくても2営業日以内には、返信するように心がけましょう！
もし、すぐに返信するのが難しければ「We’ll get back to you within a ○○」と返信しておきます。 ○○は期間 例：weekなど
２．あやふや表現はNG！伝える内容の正確さを追求
英文でメールを送るときは、正確な内容と表現に気を付けます。
例えば、数量、納期などは、後から変更が発生しないように、正確な情報を出します。また、あやふやな表現をしたり、相手を不快にする単語などを使ったりすることは避けましょう。もし、少しでも疑問があれば、辞書などを使い調べる癖をつけると良いです。
３．「わかりやすい」を意識する
難しい言い回しは不要です。中学生レベルの簡単な英語を使った方が相手に伝わりやすいです。カッコつけて難しい英文を使ったとしても、ネイティブ英語にはなりきれないです。これは、何十年と日本語を使っている外国人であっても「日本語上手ですね！」の状態から「日本人かと思った」とはならないことと同じです。
一見すると、とても上手なように見えますが、必ずネイティブレベルでは違和感がある。それと、同じことがこの英文メールでも言えます。したがって、別に小難しい表現をすることが重要ではなく、相手に自分の考えを伝えることが大切です。
４．まわりくどい表現はさける
３番のわかりやすさに似ていますが、なるべく英文の「贅肉」をそぎ落とすようにします。ビジネスに関係がない内容は盛り込まず「自分は何をしたいのか？」「相手に何をしてほしいのか」だけをシンプルに伝えます。これを行うときに便利などが内容を箇条書きにすることです。
例えば、
・○○という商品を300ケースほしい
・届ける港は○○港。
・○○日の○○という船に乗せてほしい
などと、自分が送りたいことを一つの短い文章にして伝えます。
５．一つのメールで一つの要件を伝える。
基本的に、一つのメールの中では、一つの案件を盛り込むようにしましょう。表題の部分に「運動会の写真」などと書かれているのに、メールの文章中に、○○商品の見積もりなどを要求する内容を書いていると何だか不自然ですよね。これは、メールを受け取る相手の立場になって考えると、わかりやすいです。
相手の立場になると….
過去のメールを探すときは、サブジェクト部分を確認することが多いと思います。サブジェクトは、メールの本文を要約するものであるためです。しかし、サブジェクトの部分とメールの内容が一致していない、または、複数の案件がまとまっていると、とても探し難いです。
６．相手の立場でメールを語ろう
相手にメールを送るときは、メールにおける主語をYOUにして、相手の立場で物事を書くと良いです。
例えば、I will give you○○であれば、あなたに○○を渡すという表現になりますね？ これを相手の立場で書くと…
You can get ○○となります。同じことを伝えているわけですが、主語を相手にして「相手の立場でどうなるのか？」「何のメリットがあるのか？」を書くようにします。
７．頭を冷やしてメールの見直しをする
「メールはなるべく早くだす！」これと矛盾することになりますが、少し頭を冷やしてから送ることも重要です。特に相手に対して、何らかの苦情を言うときは、何かときつい表現になりやすいです。日本語を使った日本人同士のやりとりであっても、微妙な書き方の違いだけで、相手に強烈な不快感を与える可能性がありますね。英文であれば、なおさらです。
そこで、メールを作成したら、少しだけ放置して時間を空けるようにします。頭が覚めてきたタイミングで、今一度、自分のメールを読み直し、正確性があるのか。相手に不快感を与えるようなメールになっていないのかを確認するようにしましょう。
以上、英文メールを送るときに、おさえておきたい基本ポイントです。
まとめ
英文メールの基本は、日本語でメールを送るときのポイントと同じです。文章だけで相手に何かを求めるため、どうしても内容や表現の正確性が求められます。何だか相手とのコミュニケーションがうまくいかないと悩んでいる方は、ここでお伝えした内容を見直してみるといいかもしれません。
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