EMS(国際スピード郵便)の伝票(ラベル)の書き方

EMSの書き方国際郵便(EMS)
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日本から海外へ荷物を発送するときは、日本郵便が運営している「EMS(国際スピード郵便)」が便利です。難しい作業も不要なうえ、世界中の国々へ数日から一週間弱で届けてくれるスピード感に魅力を感じます。これは、一般的な貿易と比べると、とても簡易的な仕組みです。

例えば、日本の製品を海外に送る場合、日本の税関へ申告をして輸出許可を受けた後、コンテナ船に乗せたり、航空機に載せたりして外国へ貨物を輸送する必要があります。

しかし、EMSであれば、そのようなわずらわしい手続きは不要です。段ボールに荷物を詰めて最寄りの郵便局へ持ち込めば、あなたの指定する海外(相手の戸口など)に荷物を発送できます。日本国内への発送とあまり区別なく行うことができるのが特徴です。

EMSラベルの書き方

EMSラベル(送付状)の作成は、以下の順番で行っていきます。

1.ご依頼主(貴方の情報)を入力します。住所、電話番号などを記載してください。

2.宛先の情報(相手の情報)を入力します。

3.梱包する商品の中身を記入します。

4.どのような取扱いの商品であるかを記載します。

5.ラベル(送付状)に署名を行います。

6.EMS関連グッズの紹介

この1~5の順に説明していきます。

1.ご依頼主情報の入力

最初にあなたの情報を記入します。このときに二つのルールがあります。

1.文字は英語かフランス語で記入をします。

2.住所の欄は、日本語とは逆に記入をします。

3.電話番号は、市外局番の「0」を取り除きます。

1.記載する文字は、英語かフランス語で入力

EMSに記載する文字は、英語、フランス語、または送付する相手国で使われている言語で記入します。

例えば、ベトナムへ商品を発送する場合は、英語、フランス語、そしてベトナム語での記載が認められています。逆に海外の国から日本あてのEMSであれば、英語、フランス語に加えて、日本語での記載が認められています。

2.住所は逆から記入するします。

日本で住所というと、都・県・道・府>>市・区>>町>>番地>>アパート名というように、大きい単位から小さい単位を指定していきます。しかし、海外の場合は、これとは逆となり、小さな単位から大きな単位を表すようになっています。

例えば、「愛知県名古屋市中区三の丸3丁目1-1 コーポ上野404号室」という住所であれば、以下のようになります。

Corpo ueno #404, 1-1, 3-choume sannnomaru, Naka-ku, Nagoya-shi, Aichi

少しわかりづらいと思いますが、対応する箇所を同色で表現しています。日本の住所を書く順とは逆に記載をするだけですが、色々と混乱される方も多いはずです。そこで便利なのが住所を英語で記載できるサービスです。このサイトにて郵便番号を入力すると、日本語の住所を英語に変換してくれます。

3.電話番号は、市外局番の「0」を除きます。

電話番号を記載するさいは、日本の国番号「81」番と市外局番の「0」を除いた数字を組み合わせた物になります。

例えば、あなたが東京在住であれば、東京03の「0」を消して「81-3-****-****」となります。携帯電話番号であれば「81-90-****-****」となります。

上記の1~3のルールを守って記載をしたのが下記の画像になります。

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2.宛先の情報を入力します。

次に「TO」の部分に相手先の情報を記入します。「Address」欄に相手の住所を記入していきます。都市名(city)と国名(Country)については、それぞれ独立して記載することだけ注意します。また、郵便番号や電話番号などの項目は任意となります。

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3.商品情報の詳細を入力します。

商品の詳細情報を記入するパターンとして3つあります。

1.個人使用目的(プレゼント)で発送するときの記入方法

2.商売用に発送するときの記入方法

3.欄数に書ききれないときの記入方法

1.個人使用目的で発送するときの記入方法

プレゼント用など「非商業用貨物」として発送するときの記入方法です。この場合は、商品の「HSコード(貨物を六桁の番号で表す物)」や「原産国」を記入する必要はありません。

下の表をご覧ください。一番左にある「内容品の詳細な記載」には、ダンボールに詰めた品目をそれぞれ記載していきます。

ペンならペン、ハサミならハサミと品目ごとにまとめて記載してください。この部分をあまりにも大ざっぱにまとめすぎると、税関のチェックの際に、不審に思われる可能性が高くなります。あまり詳細にまとめず、かといって大ざっぱにもしすぎない「まとめ方」が大切になります。表の右の方に向かって「内容品の個数」「正味重量」「内容品の価格」を記入していきます。

価格欄については、どのように記載をすればいいのか迷う時があります。この部分については、送ろうとする貨物の「本来の価格」を記入します。

例えば、相手に対して無料でプレゼントするとして「N.C.V」などと記載する人がいます。しかし、これは「税関検査」の対象になりやすいことや、保険の請求の時に不具合が発生するため、あまりお勧めはできません。詳しくは、国際郵便(EMSなど)の金額欄には「N.C.V」と書いてはいけない理由をご覧ください。

新品の物であれば、購入時の価格を書きます。中古の物であれば、商品状態、経過年数などから「適切」だと思える金額を記載します。また、この場合は、商品欄に「USED」などを追記しておくと良いです。

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2.商売用に発送するときの記入方法

商売用の物品を発送するときの記入方法です。商売用とは「会社の製品」や「商品の見本品」などを発送することを言います。この場合、「HSコード」と呼ばれる6ケタの商品コードと「原産国」を記入する必要があります。

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3.商品の種類が多くて書ききれないときの記入方法

EMSの内容品の記載欄は、下の画像のように最大で6列までしか記載できません。この場合、こちらのラベルには、「See the attached document」と記入をして、税関補助用紙に記載します。

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4.どのような取扱いとして発送するのかを記入します。

どのような目的で発送しているのかを一か所にレ点チェックをします。多くの場合は、「贈り物」または「身のまわり品」に該当するはずです。会社の商品を発送するときは「商品」、見本を発送する場合は「商品見本」にチェックを入れてください。

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5.送付状(ラベル)に署名をします。

送付状の最後には、署名欄があります。これは送付状に記載した内容は「偽りなく」正しく書いたことを示すものです。これは同時に、偽り等によって「没収等」を受けたとしても、何も文句を言わないことを約束する物でもあります。

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6.EMSの関連グッズの紹介

EMSで発送するときに役立つグッズを紹介します。

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EMSで発送するための袋です。郵便局などで無料で配布

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インボイスなどを作成した場合は、こちらの袋に収納します。こちらも郵便局で無料でもらえます。

まとめ

以上がEMS送付状(ラベル)の記入方法です。住所や電話番号の記載方法が異なるなど、日本国内への発送時よりは難しいかも知れません。しかし、一通りに記入方法を覚えてしまえば、世界中に発送できる小包サービスであるため利用価値は高いです。

EMSのラベルは、税関告知書(日本や海外の税関に簡易的な申告をするための書類)などの機能も兼ねているため、告知書だけ別に用意する必要はありません。しかし、国によっては「インボイス(仕入れ書)」を用意する必要がある所もあります。その場合は、ラベルとインボイスの二つを作成してください。インボイスの作成方法は「EMS(国際スピード郵便)のインボイスの書き方」を参考にしてください。

最後に料金面でのお話です。EMSは早く届けられる分、発送代金が高い場合が多いです。その場合は、一般的な航空便、SAL便、船便の3種類から、希望する発送期間、料金などを考えて選択します。

例えば、最もお勧めな配送サービスが「SAL便」です。これは最も距離が長い部分を航空便で輸送して、残りの部分を船便として配送するサービスです。これにより、配送期間と料金のバランスが最も良いものになります。船便は、三つの中では最も配送期間が長く、安い配送方法になります。

上記のことをふまえると、特に配送期間にこだわりがないのに「EMS」で運ぶのは違います。また、これとは逆で早く送りたいのに「船便」の選択はできません。このようにそれぞれの特徴を考えながら適切な配送サービスを選択するようにしましょう!

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