【税関】書類の保管方法 合理的な電子保存の仕方を解説!

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この記事では、税関に提出した書類の保管方法、期間と電子保存の方法(GメールやWeChat等のバックアップ法)を説明しています。

輸出や輸入許可から一定期間が経過すると、ある日、税関から「事後調査」の連絡が入ることがあります。事後調査とは、輸入者(輸出者)が輸出入手続きを正しく行っているかを確認することです。

商売として輸出や輸入をしている方は、この事後調査に応じられるように、各種貿易関連書類を保存します。保存対象の書類は、貿易取引に関する様々な物です。

例えば、インボイス等の他、電子メールがあります。しかし、残念なことに、貿易ビジネスを始めたばかりの方は、この制度自体を知らず、事後調査の連絡を受けてから、初めて気づく方も多いです。

例えば、以下に該当する方は、事後調査の通知を受けてから、慌てることになるため注意します。

  • 最近貿易を始めた企業
  • 通関業務丸投げしている企業
  • 貿易を知らない個人事業主
  • 大手企業に勤務。でも、書類の管理は別部門の方
  • 前任者から引き継いでいるため、書類保管への意識が低い方
  • そもそも輸入許可通知書を保管していない、または通関業者から入手していない。
  • 社内の複数の部署でバラバラに書類を書類を管理・保管している方
  • 会計ソフトを導入しているため、財務上の問題はないたとお考えの方

税関(貿易)の書類の保管とは?

保管の目的と期間

貿易に関する全ての書類は、いつでも、その内容や実態を確認できるように、適切に保管する義務があります。ここでいう「全て」とは、次の三つです。

  1. 帳簿類
  2. 貿易関連書類
  3. 取引相手との電子取引内容

1.帳簿書類

帳簿とは、お金の流れを示す書類です。この帳簿に、品名、数量、価格、仕向人、仕出人、輸出(輸入)許可番号等を記載します。但し、輸出入許可書を保存すれば、帳簿への記載は不要です。

2.貿易関連書類

貿易取引に関係する書類は、すべて保存する義務があると覚えましょう。

  • 輸出許可書又は輸入許可書
  • 納税証明書(納付書)
  • インボイス
  • パッキングリスト
  • B/L
  • アライバルノーティス
  • 原産地証明書
  • 契約書
  • 保険明細書
  • 輸出他法令関連書類

3.売り手や買い手との取引に関わるメール等

3つめは、貿易取引でやりとりをしたメールやチャット等の電子情報です。

例えば…

  • ○○をいくらで欲しい。
  • もっと安くしてほしい。
  • ○○に対するクレームなど

電子メールのやり取りを記録する理由は、税関職員が貿易取引のいきさつを把握するためです。

例えば、輸入取引の課税価格の決定原則では、何らかの理由で値引きを受けている場合は「値引き前の価格」を申告価格とすると決めています。

また「前回、輸入した分の貨物に不良があったから、今回の取引で前回分の値引きを受けている」場合も、税関への輸入申告は、値引きの価格が基準です。

税関職員は、このような課税価格の申告漏れを確認しています。

例えば、売り手と買い手の電子メールを確認。このメールのやりとりから、値引きの依頼の有無等を確認します。もし、やりとりするメールの中で、値引きの事実が見つけた場合は、該当するメール周辺の輸入取引から「値引きの価格で輸入申告をしていないか?」を確認します。

仮に、値引きの価格で輸入申告をしている場合は、申告価格漏れが指摘されます。この他、税関提出用のインボイスと、本来のインボイスの2つを所有していることもあるでしょう。この場合は、インボイスの価格と銀行の出金記録を確認します。

このように税関は、売り手(買い手)とのやり取りを電子メールやチャット等の内容からも判断し、不正な取引をしていないのか?申告漏れにつながる事項がないのか?をチェックしています。

例えば、アリババ等のサイトを利用している場合は、サイト内のメッセージと輸入許可日をすぐに紐づけれるようにしておきます。売り手と買い手で交わした取引メッセージが保存の対象です

保管期限の覚え方

保管期間は、輸出、輸入ともに許可日の翌日からスタートして5年間です。そして、輸入書類の内、帳簿のみは7年間が保管期間です。このように覚えておけば、楽です。

保存する書類と形式

基本的にすべての書類は、保存する義務があります。輸出は、輸出申告の内容を明らかにする書類、輸入は、課税標準を明らかにする「すべての書類(電子的な物も含む)」です。

では、この書類の保存形式は、どのような物があるのでしょうか? 大きくは紙媒体と電子媒体の2つがあります。根拠法:関税法第94条第3項(電子帳簿保存法第10条を準用)

  1. 紙媒体で保存する
  2. 電子式で保存する

紙媒体とは、紙ですね。インボイスやパキングリストなどを「紙」として保管することです。一方、電子式とは、紙の書類をPDFスキャンし保管する他、電子メールやチャットの本文と添付されている書類を電子的に保管する事です。

ペーパーレス(電子式)に保存するときの注意点

書類の保存は、紙媒体と電子式の2つがあります。しかし、あまり複雑にしたくない場合は、元々、紙媒体の物は、紙のままで保存することをお勧めします。紙媒体をPDF等でスキャンし、電子保存する場合は、税関長の承認が必要になるからです。(スキャン等の精度を一定に保つなど)

また、相手から貿易書類をメール等(電子媒体)で受け取っている場合は、次の選択の内、いずれか都合がいい方を選べます。

  1. 紙媒体に出力して保管する
  2. 電子メール(チャット)のまま保存する

相手から電子メールで添付されてきた書類は、税関長の承認は不要です。電子媒体のまま保存をしたり、紙に出力してから保存したりできます。(どちらもok!)

  • 元々、紙媒体を電子化→税関長の承認が必要で面倒
  • 元々、電子媒体→税関長の承認が不要で、紙でも電子でもOK!

具体的な保管方法

実際の貿易書類の保存方法を考えてみましょう。すでに述べた通り、貿易書類の保存は、紙媒体、電子媒体のいずれも可能です。また、電子的に保存した書類は、税関の事後調査の際に、次のように提示ができれば良いとされています。

事後調査が行われる際に、調査職員の要請に応じて、画面上でその内容が確認できるようにしてください。必要に応じて印刷した書面(紙)の提出が求められることもあります。調査の際には、取引状況に応じて容易に検索できるように準備をしておいてください。

電子メール等で授受したもの:税関長承認なくメールのまま保存可(印刷して書面(紙)保存も可)

引用元:税関

やはり、電子媒体は、電子媒体のまま保管した方が便利です。そこで、ここから先は、貿易書類を電子媒体で保管するための具体的な方法をご紹介していきます。小さな貿易会社の経営者でもできる「Gメール保管法」です。

HUNADEプレゼンツ Gメールに貿易書類を保管法!

今回、使うのは、Gメールとそこにある「フィルタ機能、ラベル機能」そして「アーカイブ機能」の三つです。ちなみに、アーカイブとは書庫に保存することです。(削除とは違う)

具体的な手順は、次の通りです。

  1. フィルタを設定する。
  2. 任意のラベルを設定する。
  3. メールをアーカイブする

1.フィルタを設定します。

Gメールにフィルタを設定します。

「フィルタとは、こういう条件のメールが届いたら、●●をする」

と定義することです。

例えば….

  • メール本文の中に「ABC」という文字が含まれていたら、ゴミ箱に移動
  • メールアドレス○○からのメールには「重要マーク」を付ける。
  • 件名部分に「○○」の文字があったら、直接、アーカイブする

などです。ふるいにかける条件を定めて、次のアクションを設定するのが「フィルター」です。

Gメールの画面の右上に歯車>>すべての設定を表示をクリックします。

i税関 書類 保存

画面上には、いくつかのタブが並んでいます。中ほどにある「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックします。

税関 書類 保存

画面を少し下に移動させて「新しいフィルタを作成」をクリック

税関 書類 保存

ここでフィルタを作成します。設定する条件は、一つでも複数でも良いです。

FROM/TO任意のメールアドレス
件名決まった文言など 例:重要、Alibaba
含む文章中にこの言葉を含んでいたら~
含まない文章中に任意の言葉を含んでいなかったら~
サイズメールの容量が一定以上の物のみを抽出
添付ファイルありメールに添付ファイルがある物を抽出

何度も申し上げますが、条件は、たった一つだけでも良いです。

例えば、売り手の取引先Yとのやり取りは、常に「ABCメールアドレス(Yが所有)」から届くのであれば、FROM欄に「ABCメールアドレス(Y所有)」を設定します。

もし、相手のメールの文章末に決まった文言が入っている場合は、含む欄に「決まった文言」を入れます。件名も同様です。アリババを使ったメールであれば、件名には必ず「alibaba」の文言が入りますね!ということで件名欄に「alibaba」と入力するわけです。

このようにフィルタ1、フィルタ2と、様々な条件ごとに作成していきます。

税関 書類 保存

2.任意のラベルを作成する。

次に作成したフィルタに対する「アクション」を定義します。ここでは、アクションとしてラベルの作成をします。ここでラベルを作成すると…..

  1. フィルタで定義した条件のメールが抽出される。
  2. 抽出されたメールに対して「ジェームス」というラベルをつける。

上記の作業が自動で行われます。

税関 書類 保存

任意のラベルを作成します。

税関 書類 保存

ここでは、ジェームスというラベルを作成します。

税関 書類 保存

無事にフィルタとラベルの作成が完了すると、受信画面の左下の部分に作成したラベルが表示されます。今後は、フィルタに定義したメールは、すべてこのラベルを押すだけで確認ができます。

税関 書類 保存

ジェームスのラベルで定義されているメール(フィルタで設定)の一覧が表示されました。

税関 書類 保存

3.確認したメールは、アーカイブへ保管

以降、ジェームズから来たメールは、一旦、受信ボックスで見られるようにします。受信ボックスでの確認が終わったら、画面上にある「アーカイブ」ボタンを押します。このアーカイブボタンを押すことで、ジェームスからのメールは受信ボックスから消えます。

しかし、左列にある「ジェームス」のラベルを押せば、いつでも、すぐにメールを表示できます。メールボックスは、常にきれいな状態にし、アーカイブにぶち込み整理整頓をするのがコツです。

税関 書類 保存

いかがでしょうか? フィルタの設定は、取引先ごと、使用するサイトごとなど、好きなように設定ができます。後から簡単に見直せるように、最初に的確なフィルタを設定しましょう。

おそらく、小さな貿易をしている方は、このGメールを使った貿易書類の保存がシンプルで管理がしやすいと思います。グーグルサーバーは、誰が何と言おうとも、世界最高レベルの安全性があると思います。何重にもバックアップがあるため、下手に自らが保管するよりもいいと思います

WeChatにチャット履歴を保存する方法

中国貿易等をされている場合は、売り手との間で「WeChat」を利用されている方も多いはず。もちろん、WeChatのチャット履歴も保存の対象です。トークの保存は、万が一のことを考えてバックアップをしておきましょう! やり方は、次の通りです。

前提条件は、WeChatアプリをiPhone(スマホ)で使っている。かつ、PC版のWeChatも使っている。そして、バックアップファイルは、パソコンに保管します。

WeChat 貿易書類の保存方法 WeChat 貿易書類の保存方法

PC上でこの画面が出たら、iPhoneのWeChatを起動します。

WeChat 貿易書類の保存方法

WeChatアプリを見ると、この画面が表示されています。バックアップを押しましょう。

これでバックアップが完了です。

完了したバックアップファイルは、PC画面に表示されている赤枠部分を押します。

WeChat 貿易書類の保存方法

バックアップファイルは、次の所に保存されています。もし、トーク履歴が消えてしまったときは、このバックアップファイルからリストアすれば、復元できます。つまり、このバックアップファイルが貿易書類の保存行為に該当します。

WeChat 貿易書類の保存方法

貿易書類が自社でしっかりできることのメリット

自社で貿易書類の管理ができると、税関の認識も向上する可能性があるかもしれません。例えば、輸入実績の評価に反映される可能性もあるような気もします。もちろん、税関の事後調査頻度がや可能性が小さくなったり、追加で納める税金がなくなったりするのも大きなメリットです。

弊社としては、正しく貿易書類の管理ができることで、次のメリットがあると考えます。

  • 貿易上のトラブルが発生した際の書類の付け合わせが楽
  • 現行の物流会社から他の物流会社を探したい方→ 他社に乗換がしやすい。
  • 海上速達便」のように、他社の外部サービスが導入しやすい。

上記の意見に対するHUNADEは、貿易書類という「首輪」を第三者に握られないようにし、選択の幅を狭めないことが大切。やはり、その時々で、最適なサービスを取り入れられるように「自己管理」することが重要になると考えています。

まとめ

  • 貿易書類は、5年間、又は7年間の保存義務がある。
  • 保存をするべき人は、業として輸出入取引をする人
  • 貿易書類には、紙媒体と電子ファイル等がある。
  • 電子ファイルには、メールやチャット等、取引先とのやり取りが含まれる。
  • 保存の方法によっては、税関長の承認がいる。
  • 面倒な人は、紙媒体から電子化を考えない方が良い。
  • 基本は、電子媒体は電子媒体のまま保存した方が楽ちん。
  • 電子媒体の保存は、Gメールアーカイブ法やWeChatバックアップを参考にすること
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