海外展示会で目立つ！効果的なブース設計と手配のコツ

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海外展示会において、ブースの設計と手配は成功の鍵を握ります。魅力的なブースは来場者の注目を集め、商談の機会を増やします。一方で、手配が不十分だと、競争力を持たない展示となり、成果につながりにくくなります。

こ記事では、海外展示会ブースの手配に特化し、具体的な方法やコスト、専門業者の活用方法について詳しく解説します。

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展示会ブースの重要性

展示会ブースの重要性

展示会ブースの手配方法

展示会ブースの手配には、自社で準備する方法と、専門業者に依頼する方法があります。どちらを選択するかは、予算、時間、求めるクオリティによって異なります。

自社で準備する場合

自社準備の際は、主催者が提供する設備を確認することでコストを削減できます。しかし、限られた時間とリソースの中でデザインや施工を行う必要があり、クオリティの確保が課題となります。

例えば、次の点を自社で対応する必要があります。

基本的な備品の手配：テーブル、椅子、ディスプレイ用パネルなどを準備。
ビジュアルデザイン：ポスターやバナーを制作し、視覚的に魅力を持たせる。
照明の調整：照明の工夫によって、展示品の魅力を最大限に引き出す。
サンプルや販促物の用意：カタログやパンフレットを事前に準備し、訪問者に渡せるようにする。
搬入・設営スケジュールの管理：会場のルールを確認し、時間内にスムーズに設営できるよう準備。

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専門業者に依頼する場合

もし、自社での対応が難しい場合は、展示会の専門業者に依頼します。専門業者に依頼する場合は、展示会の企画から運営、フォローアップまでトータルでサポートを受けられます。

例えば、フェネトル・パートナーズ株式会社は70か国以上で外国語対応のスタッフを提供しており、国際市場進出を目指す企業に適しています。

デザイン設計：企業のブランドイメージに合ったデザインを提案。
施工・設営：展示会場での設営を担当し、短時間で設置が完了。
撤去・回収：展示会終了後の撤去や機材の回収も代行。
電気・照明設備の調整：適切な照明計画で、展示品の魅力を最大化。
展示台や什器のカスタマイズ：特定の商品に適したディスプレイを設計。
オーディオ・ビジュアル設備の手配：スクリーンやスピーカーを活用し、インパクトのあるプレゼンテーションが可能。

ブース設計のコスト例

専門業者に依頼する場合の一般的な費用の目安は以下の通りです。

小規模ブース（3m×3m）：50万円～100万円（基本設備のみ）
中規模ブース（6m×6m）：150万円～300万円（デザイン施工込み）
大型ブース（10m×10m以上）：500万円以上（オーダーメイド設計）

追加オプション費用として、以下の費用もあります。

モニター設置費用：約5-10万円/台
通訳手配：約3-5万円/日
カタログスタンド：約1-3万円/台
Wi-Fi設備：約2-5万円/日

これらの費用には、デザイン、設営、撤去、運搬費用が含まれることが多いですが、詳細な見積もりは業者に確認する必要があります。また、追加の設備やオプションサービスを利用する場合は、さらに費用が発生することがあります。

費用は刻一刻と変化します。詳細は、海外展示会代行会社にお問合せください。

専門業者の選び方

展示会ブースの施工業者を選ぶ際には、以下のポイントを重視しましょう。

過去の実績を確認：類似の業界や規模の展示会実績がある業者を選定。
提案力の有無：単に設営をするだけでなく、集客やブースの使い勝手に関する提案をしてくれるか。
コストと品質のバランス：安価すぎる業者は品質が担保されない場合があるため、見積もり内容を比較する。
サポート体制：設営後のトラブル対応や、撤去作業まで含めたサポートが充実しているかを確認。
納期の厳守：展示会に間に合うスケジュールで作業を進められる業者かどうか。

JETROの展示ブース支援と補助金活用

JETROや自治体の補助金を活用することで、展示会出展のコストを軽減できることがあります。補助金の対象経費には、ブース設営費や什器レンタル費だけでなく、通訳費や渡航費も含まれる場合があります。申請手続きは事前に確認し、締切に余裕を持って準備を進めることが重要です。

JETROの共同ブース：特定の展示会において、JETROがブースを確保し、希望する企業が共同で利用できる。
補助金活用：地方自治体や商工会が、展示会出展費用の一部を補助する制度を提供していることがある。
補助対象経費：ブース設営費、什器レンタル費、運搬費などが対象となる場合がある。
申請手続きの確認：補助金申請には事前の書類提出が必要な場合が多く、締切に注意して準備を進める。

まとめ

海外展示会での成功には、ブース設計と手配が重要な要素となります。自社で準備するか、専門業者に依頼するかを判断し、コストと品質のバランスを考慮した手配を行いましょう。また、JETROや自治体の補助金制度を活用することで、費用負担を軽減することも可能です。適切な計画と準備を行い、展示会の機会を最大限に活用しましょう。

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