【輸出4】海外営業メール・提案書もAIでOK！

営業文書もAIで時短！ChatGPTで作るメール・提案書・FAQのコツ

売り方（海外販路）が決まり、バイヤーの候補も見えてきたら、次に大切なのは「伝え方」です。どんなに良い商品でも、うまく伝わらなければ売れません。

営業では、いろいろな文書が必要になります。たとえば、営業メール、商品説明、提案書、FAQ、レビュー文などです。それぞれの目的に合わせた文章づくりが求められます。

こうした文書作成の時間を短くし、仕事の流れをスムーズにするのにChatGPTはとても役立ちます。記事では、ChatGPTを使ってこれらの文書をどう作ればよいか、具体的な質問例（プロンプト）と出力例を紹介します。

営業メールの初稿を作る

海外バイヤーへの初回接触では、簡潔で失礼のない文体が必要です。フォーマル度合いや表現方法は、ターゲット国やバイヤー属性に応じて変えるべきです。

プロンプト例：

「日本製のBPAフリー保存容器を紹介する営業メールを、フォーマル・カジュアル・簡潔の3パターンで作成してください」

出力サンプル：

• 丁寧形式：Dear Sir/Madam, We are a Japanese manufacturer offering BPA-free containers…
• カジュアル形式：Hi there! We’d love to share a new product from Japan…
• 簡潔形式：This is a quick introduction to our BPA-free container, ideal for modern kitchens.

※英語表現は、国ごとの文化差や敬語感覚にも注意が必要です。

商品説明は使う場面で書き方を変えよう

商品説明は、使う場所（ECサイト、提案書、SNSなど）によって書き方が変わります。ChatGPTを使えば、それぞれに合った言い方で説明文を作ることができます。

プロンプト例：

「キッチン用品（BPAフリー容器）のEC用英語説明文を生成してください」

出力サンプル：

• “Keep it fresh, keep it safe—Made in Japan quality!”
• “Your everyday kitchen hero—now BPA-free.”

SNSではより感情に訴えるコピーを、ECでは具体的なスペックや使用場面を重視しましょう。

提案書の構成と本文を自動化する

提案書は商談の場面で重要な資料です。特に海外取引先には、構成と見せ方が論理的で明確であることが求められます。

プロンプト例：

「BPAフリー容器の商品提案書を英語で構成してください。各パートの文案も含めてください」

出力サンプル：

• 表紙（Product Name + Tagline）
• 商品特長（耐熱、軽量、安全性など）
• 使用シーン（家庭用、オフィス用）
• 条件提示（MOQ、単価、納期）
• 問い合わせ先（担当者情報）

※出力された文案は、最終的に社内での確認・修正が必要です。

FAQやレビュー文もあらかじめ用意しよう

販売ページや提案資料に必要な「よくある質問（FAQ）」や「レビューの例文」も、ChatGPTを使えばあらかじめ準備できます。これにより、手間を減らして効率よく対応できます。

プロンプト例：

「キッチン用品に関するFAQ（英語）と、レビューの良し悪し両方の例文を出力してください」

出力サンプル（FAQ）：

• Q: Is it microwave safe? A: Yes, up to 140°C. Perfect for reheating meals.
• Q: What does BPA-free mean? A: It means the product is free from bisphenol-A, a chemical found in some plastics.

出力サンプル（レビュー）：

• ポジティブ：「Seals tightly and feels durable. Very sleek design.」
• 中立：「Product is good, but delivery took longer than expected.」
• 改善希望：「Lid is hard to open. Otherwise, quality is decent.」

レビュー文は、バイヤーの立場になってあらかじめ想定しておくことで、販売準備や改善策に役立ちます。

この後の流れと具体的な進め方

販路（売り方）が決まったら、次は実際の行動に移ります。以下のステップで進めていきましょう。

初回連絡（メールやDM）を送る

見つけた候補には、まず自己紹介と商品提案を送ります。このときのポイントは「簡潔で丁寧な英語」「商品の強みを伝えること」です。

件名例：Business Inquiry – Japanese BPA-Free Food Containers

内容例：

• 自社紹介（会社名、国、事業内容）
• 商品概要（特徴・価格帯・ターゲット）
• なぜその相手に声をかけたのか
• カタログPDFやWebリンクの添付

 ChatGPT活用例（プロンプト例）

「BPAフリー保存容器を現地バイヤーに紹介する英文メールを作ってください」と入力すれば、すぐにひな形が得られます。

条件の相談・交渉を行う

相手が興味を示したら、次は取引条件について話し合います。

交渉項目の例

• 最低注文数（MOQ）
• 卸売価格と支払い条件
• 納期と納品方法（FOB、CIFなど）
• サンプル提供の可否
• 独占販売の有無

ChatGPT活用例（プロンプト例）

「MOQの条件を丁寧に交渉する英文メッセージを作ってください」と聞けば、自然な文面が出せます。

契約書の作成・締結

条件がまとまったら、輸出契約書を取り交わします。海外取引では英文契約書（Sales Agreement）が一般的です。

契約書に入れるべき項目

• 商品名と数量
• 価格・支払方法（T/T、L/Cなど）
• インコタームズ（FOB、CIFなど）
• 納期・検品条件
• クレーム・返品対応
• 紛争時の管轄裁判所（例：東京地裁 など）

ChatGPT活用例（プロンプト例）

「英文で簡易なSales Agreementのテンプレートを作ってください」と頼めば、必要な項目入りの下書きが作れます。

輸送・納品の準備

契約が完了したら、輸送・通関の手配に進みます。

手配の流れ

1. フォワーダー（国際輸送会社）に見積を依頼
2. 輸出書類（インボイス・パッキングリスト・原産地証明など）を用意
3. 通関 → 輸送 → 現地納品

ChatGPT活用例（プロンプト例）

「BtoB輸出で必要な書類の一覧を出してください」と入力すれば、チェックリスト的に整理されます。

Q&A（ChatGPT × 営業文書）

Q1. ChatGPTって、営業メールも書けるんですか？

A1. はい、書けます。「商品の特徴」や「相手の国」などを伝えれば、フォーマル・カジュアルなど文体に合わせてメールのたたき台を作ってくれます。

Q2. 英語が苦手でも、海外向けの提案書を作れますか？

A2. はい、ChatGPTを使えば、英語の提案書の構成と文面の下書きを作ってくれます。あとは内容を確認して調整するだけでOKです。

Q3. FAQやレビューまでAIで作れるって本当？

A3. はい、本当です。「よくある質問」や「バイヤーが言いそうな感想」をあらかじめ準備できるので、商談や販売準備がスムーズになります。

Q4. 出力された文章は、そのまま使っても問題ないですか？

A4. 基本の形としては使えますが、最終的には内容を自分で確認して、相手に合った表現に調整するのが安心です。

Q5. ChatGPTで作った文章って、翻訳とどう違うの？

A5. 翻訳は元の文をそのまま別の言語に変えるものですが、ChatGPTは「相手に伝わる言葉」でゼロから文を作ってくれるのが違いです。だから自然な表現になりやすいです。

補足：AIを使うときの注意点

AIを使うときは、次のことに気をつけましょう。

• 個人情報や社外の秘密は入力しないでください。
• サービスによっては、入力した内容が記録・学習に使われることがあります。
• AIが作った文章には、まちがいや不適切な内容が入っていることもあります。
• 必ず自分で内容を確認して、必要があれば直しましょう。
• 著作権や責任については、使っているAIのルールに従いましょう。

不安なときは、契約内容や利用規約をよく読み、必要があれば専門家に相談しましょう。

まとめ

• ChatGPTは営業メールや提案書のたたき台を作るのに便利です
• 相手や使う場所に合わせて、文のトーンを変えることもできます
• 商品説明やFAQを先に用意しておけば、商談の信頼度も上がります
• 英語の文章は「翻訳」ではなく、「伝わる表現」になっているか必ず確認しましょう

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